Smarter arbeiten – wie Teamstrukturen Verantwortung und Effizienz stärken

Meetings, die sich endlos ziehen. Entscheidungen, die durch fünf Hierarchieebenen wandern. Kommunikation, die mehr Fragen aufwirft als beantwortet. So oder so ähnlich erleben viele Teams ihren Alltag – und das kostet nicht nur Nerven, sondern auch wertvolle Zeit und Energie. Ein Beispiel: In einer Studie zu Produktivität am Arbeitsplatz gaben 78% der Befragten an, dass sie so viele Meetings haben, dass sie erwarten ihre eigentliche Arbeit kaum erledigen zu können*. Tatsächlich gehen die Kosten, die beispielsweise durch ineffiziente Meetings entstehen, allein in den USA nach aktuellen Schätzungen in die Milliarden.**

Gleichzeitig stehen Unternehmen heute vor Herausforderungen, die genau das Gegenteil erfordern: mehr Ergebnisorientierung, eine klare, strategische Ausrichtung, mehr Effizienz und Eigenverantwortung. Die demographische Entwicklung sorgt dafür, dass weniger Menschen mehr leisten müssen. Die Märkte verändern sich rasant – Teams müssen schnell reagieren können. Junge Generationen wünschen sich mehr Mitsprache und Verantwortung. Und dann ist da noch die Digitalisierung: hybride Zusammenarbeit, neue Tools, künstliche Intelligenz – all das will gelernt und gelebt sein.

In dieser komplexen Gemengelage wird klar: Zusammenarbeit darf kein Zufallsprodukt mehr sein. Sie muss bewusst gestaltet werden – strukturiert, reflektiert und im Team abgestimmt. Klare Teamstrukturen, gelebte Selbstorganisation und Eigenverantwortung helfen.

So gelingt smarte Teamarbeit – eine Case Study aus der Energiebranche

Wie viele andere Unternehmen sieht sich auch die Dortmunder Energie- und Wasserversorgung GmbH (DEW21 & DONETZ) mit den Themen Arbeitgeberattraktivität, Stärkung der Innovationskraft und Effizienz der Belegschaft konfrontiert. Begleitet durch BAUMGARTNER & CO. stellte sich das Unternehmen diesen Herausforderungen erfolgreich und stellte dabei die Zusammenarbeit aus der Mitte heraus in den Fokus, um größtmögliche Flexibilität für alle Bereiche zu ermöglichen – das Projekt Smarte Arbeitswelt entstand. Statt auf eine klassische Top-down-Reform zu setzen, verfolgte das Unternehmen einen teambasierten Ansatz: Die Mitarbeitenden selbst entwickelten neue Ideen für ihre Zusammenarbeit. Das Projekt wurde dafür 2024 mit dem HR Energy Award ausgezeichnet (https://www.baumgartnerco.de/event/hr-enegy-award-2024).

Eine Besonderheit im Unternehmen ist die Heterogenität der Teams, die sowohl gewerbliche Mitarbeitende im Netz als auch klassische nicht-gewerbliche Mitarbeitende in der Verwaltung umfassen. Daher setzte die DEW21/DONETZ auf den partizipativen und teambasierten Ansatz. Die Idee dahinter: Niemand kennt die eigenen Arbeitsprozesse besser als das Team selbst. Statt pauschaler Lösungen gab es gezielte Fragen: Was brauchen wir, um besser arbeiten zu können? Was hindert uns aktuell daran? Welche Strukturen und Routinen passen zu uns –und welche nicht mehr?

Dabei ging es nicht um den großen Wandel, der bei vielen Teams ohnehin Resistenz auslöst, sondern um kleine, wirksame Schritte. Insgesamt fünf Teams pilotierten das Vorgehen. In einem ersten Workshop entwickelte jedes Team für sich eine individuelle Team Charta, in der konkrete Methoden und Maßnahmen für eine effektive Zusammenarbeit festgehalten wurden. Diese Team Charta umfasste dabei Themen wie:

·        Arbeitsmodelle,

·        Meetingstrukturen,

·        Kommunikationskanäle,

·        Rollen& Verantwortlichkeiten,

·        Entscheidungsprozesse,

·        und viele mehr.

In regelmäßigen Retrospektiven reflektierten die Teams: Was hat funktioniert? Was wollen wir beibehalten? Was ändern wir? Das Ergebnis waren individuelle Lösungen, die zur jeweiligen Teamrealität passten – ob Meetingformate, Rollenverteilungen oder Kommunikationsregeln.

Ein weiterer Erfolgsfaktor: Die Umsetzung startete nicht im großen Stil, sondern in Pilotteams. Was dort gut funktionierte, wurde anschließend in anderen Bereichen geteilt – ganz im Sinne von Best of statt Copy-Paste.

Bei der DEW21/DONETZ wurde die Smarte Hybride Arbeitswelt in einem verzahnten Prototyp getestet. Jedes Team legte dabei in einer Team Charta individuelle Maßnahmen für die Bereiche Arbeitsmodell, Zusammenarbeit, Arbeitsumgebung, Neue Führung und Tools & Technik fest.

Unsere drei B&C Learnings für Teams

1) Arbeit mit und an Teams zahlt sich aus

Teamzusammenarbeit ist kein Selbstläufer. Wenn man sie aber gezielt gestaltet, entstehen nicht nur bessere Ergebnisse, sondern auch mehr Verantwortung und Zufriedenheit im Team. Zentral ist dabei auch, dass sich Teams mit ihrer Zusammenarbeit beschäftigen können, die einzelnen Mitglieder sich gehört fühlen und man gemeinsam mit Spaß an der Zusammenarbeit feilt.

2) Individualität schlägt Standardlösung

Statt starrer Konzepte hilft ein Methodenmix, der flexibel auf die Bedürfnisse des Teams eingeht. Die Kombination aus Inspiration, Reflexion und Eigeninitiative war im Projekt Smarte Arbeitswelt besonders wirksam. Vor allem in sehr heterogenen Unternehmen ergibt das Sinn: Methoden, die für ein Team aus nicht-gewerblichen Mitarbeitenden funktionieren, sind bei gewerblichen Mitarbeitenden auf den Baustellen oft nicht sinnvoll.

3) Pilotieren statt perfektionieren

Veränderungen müssen nicht sofort überall greifen. Kleine Experimente in einzelnen Teams helfen, gute Ideen in der Realität zu testen – und dann gezielt weiterzugeben. Das nimmt den Druck raus und ermöglicht eine fast spielerische Beschäftigung mit der eigenen Arbeit. Experimentieren, ausprobieren und, wenn nötig, wieder über den Haufen werfen. Das ist gelebte Fehlerkultur und ermöglicht schnelle Anpassung an individuelle Gegebenheiten und eine erhöhte Ergebnis- statt Methodenorientierung.

Der Start für euer Team

Wir haben in den letzten Jahren viele Teams und Organisationen auf dem Weg zu mehr Eigenverantwortung und besserer Zusammenarbeit begleitet – in der Energiebranche, im öffentlichen Sektor und darüber hinaus. Unsere Erfahrung zeigt dabei klar: Die Investition in Teams lohnt sich. Wer Teamstrukturen stärkt, legt das Fundament für wirksame Zusammenarbeit, heute und in der Arbeitswelt von morgen.

Ihr wollt wissen, wie ihr eure Teams fit macht für mehr Verantwortung und Effizienz? Oder ihr habt bereits konkrete Ideen und möchtet weitere Infos von uns haben? Lena und Charly sind unsere Expertinnen für das Thema und haben bereits diverse Teamworkshops begleitet und freuen sich auf den Austausch mit euch. Meldet euch gerne bei Lena Bittrich oder Charlotte Giering!

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*Atlassian; **Business Insider

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