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Immer mehr Kolleg:innen, die in Rente gehen. Krankheitsausfälle, die das Team zusätzlich belasten und gleichzeitig steigende Anforderungen durch Markt, Politik und Kund:innen. So sieht der Alltag in vielen Organisationen derzeit aus. Immer mehr Aufgaben müssen mit immer weniger Mitarbeitenden bewältigt werden – eine Entwicklung, die längst nicht mehr nur einzelne Branchen betrifft. Der Fachkräftemangel ist zur strukturellen Herausforderung geworden. Laut einer Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft fehlen bereits heute rund 1,7 Millionen Arbeitskräfte – Tendenz steigend (*Institut der deutschen Wirtschaft).
Gleichzeitig verändert der demografische Wandel die Arbeitswelt grundlegend. In den nächsten zehn Jahren gehen Millionen der geburtenstarken Jahrgänge in Rente, während deutlich weniger junge Menschen in den Arbeitsmarkt nachrücken. Bereits 2018 waren über 50 % der Führungskräfte in Deutschland älter als 50 Jahre (**Statista). Das Verhältnis zwischen Arbeitsangebot und -nachfrage gerät aus dem Gleichgewicht – mit spürbaren Folgen für Teams und Führungskräfte: Verdichtung, Überstunden, Erschöpfung.
Dabei sind die Anforderungen an Unternehmen so hoch wie nie: Sie sollen innovativ, digital, kundenorientiert und gleichzeitig resilient aufgestellt sein. All das gelingt nicht mit „mehr vom Gleichen“. Es braucht neue Wege der Zusammenarbeit – effektiv, fokussiert, gesund. Nicht mehr Einsatz, sondern effektiver sein wird zum Erfolgsfaktor.
In einem Projekt mit einer öffentlichen Organisation, die wir begleitet haben, wurde genau das sichtbar: Wie eine gezielte Neuausrichtung von Aufgaben, Rollen und Arbeitsweisen helfen kann, in Zeiten knapper Ressourcen handlungsfähig zu bleiben – ohne dabei die Menschen zu überlasten:
Ausgangslage: Wenn weniger Menschen mehr leisten sollen
Dieses Haus steht vor der zentralen Herausforderung, dass in den nächsten fünf bis zehn Jahren etwa die Hälfte der Belegschaft altersbedingt ausscheiden wird. Gleichzeitig sind Führungsstellen unbesetzt, Ressourcen knapp und die Digitalisierung kaum vorangeschritten.
Zwar läuft das operative Geschäft zuverlässig – gesetzliche Fristen werden eingehalten, das Fachpersonal ist gut ausgebildet und engagiert. Doch strategisches Handeln kommt im Alltagstrudel häufig zu kurz. Zuständigkeiten sind oft unklar, Aufgaben, Strukturen und Prozesse historisch gewachsen, gemeinsame Standards existieren kaum bis gar nicht. Hinzu kommen verhärtete Silostrukturen und dadurch entstehende Doppelarbeiten, die eine effiziente Zusammenarbeit zusätzlich erschweren.
Vorgehensweise: Moderne Verwaltung durch Struktur- und Kulturentwicklung
Gemeinsam mit BAUMGARTNER & CO. stellte sich die öffentliche Organisation diesen Herausforderungen mit dem Ziel sich moderner und schlanker aufzustellen – um effizienter, vorausschauender und handlungsfähiger zu werden. Gestartet wurde im Verwaltungsteil des Hauses.
In einem agil-partizipativen Ansatz wurden Strukturelemente der modernen Verwaltung erarbeitet und mit den entsprechenden Stakeholdern der Organisation (weiter)entwickelt. Im Zentrum standen Leitfragen wie:
Dabei lag der Schlüssel für einen nachhaltigen Wandel darin, Struktur und Kultur gleichermaßen zu adressieren.
Unsere drei B&C Learnings
1) Zukunftsszenarien geben Orientierung in komplexen Veränderungsprozessen
Wenn Entscheidungen große Tragweite haben, braucht es Sicherheit – gerade zu Beginn eines Transformationsprozesses. In unserem Projekt haben wir frühzeitig verschiedene Zukunftsszenarien entwickelt, gemeinsam mit unterschiedlichen Perspektiven und Stakeholdern aus der Organisation. So konnten wir nicht nur konkrete Implikationen prüfen, sondern auch ein Gefühl dafür entwickeln, was es für die tägliche Zusammenarbeit bedeutet und darauf basierend fundierte Entscheidungen treffen.
2) Start with why - ein starkes „Warum“ schafft Akzeptanz
Wer nachvollziehen kann, warum sich etwas ändern muss, erhebt deutlich weniger Widerstand. Obwohl im Projekt Strukturen verschlankt und teils persönlich herausfordernde Veränderungen angestoßen wurden, stießen selbst mutige Entscheidungen auf Verständnis – und in einigen Fällen sogar auf Zustimmung. Der Grund: Die Geschäftsführung hat Verantwortung übernommen, transparent kommuniziert – und damit Vertrauen geschaffen.
3) Veränderung auf Teamebene zum Leben bringen
Veränderung bleibt abstrakt, wenn sie nicht im Alltag ankommt. Gerade das mittlere Management und ihre Teams spielen eine Schlüsselrolle – sie setzen neue Strukturen um, gestalten Prozesse mit und prägen die Kultur im täglichen Miteinander. Wer sie frühzeitig einbindet und gezielt für den Wandel befähigt, stärkt ihre Wirksamkeit und legt die Basis für nachhaltige Veränderung.
Weniger Personal, mehr Aufgaben – das ist keine Ausnahme mehr, sondern die Realität in vielen Organisationen. Doch statt Überlastung einfach hinzunehmen, lohnt sich der Blick nach vorn: Wo lassen sich Strukturen vereinfachen, Verantwortung klüger verteilen und Zusammenarbeit neu denken? Wer heute startet, schafft Handlungsspielräume für morgen!
Ob öffentliche Verwaltung oder in der freien Wirtschaft – wir unterstützen Organisationen dabei, ihre Arbeitsweise so auszurichten, dass sie auch in der Zukunft wirksam und resilient bleiben. Ihr wollt herausfinden, wo in eurer Organisation ungenutztes Potenzial steckt? Dann kommt gerne mit uns ins Gespräch. Sevda und Lena bringen Erfahrung aus vergleichbaren Projekten mit – und konkrete Ideen, wie der Wandel gelingen kann.
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Immer mehr Kolleg:innen, die in Rente gehen. Krankheitsausfälle, die das Team zusätzlich belasten
BAUMGARTNER & CO.
Business Consultants GmbH
Steinhöft 9
Kontorhaus Elbhof
D-20459 Hamburg
